Banda Aceh - Kepala Dinas Kominfo dan Persandian Aceh Marwan Nusuf membuka pelatihan Peningkatan Kapasitas SDM Kearsipan Informasi Dan Dokumentasi Informasi Publik Tahun 2020 di Hotel Kyriad Muraya Banda Aceh, Kamis (5/3/2020).

Dalam sambutannya, Marwan menyebutkan arsip merupakan salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi.

Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas Badan Publik, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi Badan Publik dan untuk kepentingan masyarakat lainnya. 

Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Arsip sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup.

"Dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan," jelasnya.

Tujuan yang paling penting dari kearsipan, adalah melindungi bahan-bahan arsip yang dipertahankan. Tapi selain itu hal yang paling penting lainnya adalah menyediakan dan meningkatkan kualitas layanan terhadap informasi tersebut apabila informasi tersebut dibutuhkan.

Dalam rangka memberikan pelayanan informasi publik yang optimal kepada masyarakat sesuai dengan tema kegiatan yaitu “Pengelolaan Arsip Dinamis untuk Peningkatan Layanan Informasi Publik”.

Bahwa hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik.

Perkembangan teknologi saat ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. 

Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksana fungsi manajemen.

Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. 

Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dalam aktivitasnya.

Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. 

Terkait dengan adanya undang-undang  tersebut, bahan arsip dalam suatu instansi merupakan bahan pertanggungjawaban tertentu dan memiliki nilai guna penyelenggaraan pemerintah. 

Oleh sebab itu sebuah instansi/SKPA pencipta arsip memiliki tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. 

Karena arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan atau dipakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari., maka instasi/skpa yang bersangkutan diharapkan dapat mempertahankan arsip dinamis untuk masa tertentu.

Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian Aceh sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, dimana informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional.

Keberadaan Undang-Undang tersebut sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan hak setiap Orang untuk memperoleh Informasi, kewajiban Badan Publik menyediakan dan melayani permintaan informasi secara cepat, tepat waktu.

Serta biaya ringan, dan cara sederhana, pengecualian bersifat ketat dan terbatas dan kewajiban Badan Publik untuk membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan Informasi.

PPID, katanya, bertanggungjawab di bidang layanan Informasi Publik yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan Informasi Publik.

Dalam rangka proses penyediaan informasi publik, salah satu tugas PPID adalah mengkoordinasikan pengumpulan seluruh informasi publik secara fisik dari setiap unit/satuan kerja.

"Meliputi informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, informasi yang wajib tersedia setiap saat, informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik," tuturnya

PPID bertugas mengkoordinasikan pendataan Informasi Publik yang dikuasasi oleh setiap unit/satuan kerja di Badan Publik dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik.

Setiap Badan Publik menghasilkan arsip Daftar Informasi Publik yang menjadi tanggung jawab dari masing-masing SKPA dan harus dibuat setiap tahun.

"Untuk hal tersebut diperlukan pengetahuan tentang penataan dan penyusunan terkait Daftar Informasi Publik tersebut pada masing-masing PPID Pembantu," tuturnya. (rd/toeb)